Программа бэк офис – Back Office — программа для автоматизация продаж и бизнеса · Rosta

5. Программа «Бэк-офис»

Программа «Titbit back-office» — инструмент для автоматизации всех технологических процессов фирмы-туроператора, связанных с подготовкой к продажам и учетом любых видов продаж турпродукта. Варианты реализации этой программы:

• «Бэк-офис стандарт» — программа с файл-серверной архитектурой, рекомендуется для использования в сети среднего уровня (с количеством компьютеров — не более 10-11 шт).

• «Бэк-офис на СУБД Oracle» — система с клиент-серверной архитектурой, рекомендуется для использования в сложно организованной разветвленной сети. СУБД Oracle — приобретается заказчиком отдельно (версия «Express Edition» — доступна для бесплатной установки).

Функции программы: 1. Подготовительным этапом к будущим продажам служит формирование собственного турпродукта (расчет турпакетов) — описание функциональности расчетного блока программы, а также образцы генерируемых программой прайсов см. в разделе с описанием программы

«Расчет цен«. 2. На этапе оформления заказов и оплат используются функциональные возможности учетного блока  программы. Основные учетные формы — Лист заказов и Карточка заказа, через которую вводятся все необходимые данные об услугах и клиентах. На базе этих данных сотрудники получают широкие возможности для оперативного анализа услуг, автоматического формирования любой необходимой  документации («отчетов») — договоров, счетов, запросов и подтверждений, списков туристов и т.д.. Все «отчеты» сделаны в формате Word или Excel, что позволяет легко редактировать их в случае необходимости. Программа позволяет даже редактировать шаблоны этих отчетов (т.е. позволяет пользователям быть максимально независимыми от разработчиков). 3. Мониторинг состояния финансовых отношений с партнерами — осуществляется через блок Взаиморасчеты, финансово-статистический анализ состояния дел в компании — ведется через блок функций Анализ.

4.  Окно «CRM-клиенты» предназначено для управления взаимодействием с клиентами — позволяет работать с клиентской базой (анализировать финансовые показатели, формировать выборки клиентов для рассылок, обзвона), отслеживать историю взаимоотношений, анализировать результаты этих взаимоотношений. Подобное назначение имеет и окно «CRM-агенты».

Какие задачи позволит решить программа «Бэк-офис»:

• Быстрая и качественная подготовка к обслуживанию клиентов — современные технологичные решения помогут менеджерам произвести предварительное калькулирование туров на период любой продолжительности, заблаговременно (или в текущем режиме) делать заготовки прайс-каталогов для использования в рекламных и маркетинговых целях. При этом исключаются ошибки при расчетах.

• Оперативный учет и контроль предприятия — мониторинг работы специалистов или подразделений предприятия повысит контроль деятельности фирмы. Оперативность получения финансовой и статистической информации даст возможность гибко управлять предприятием.

• Наведение порядка в управлении предприятием — автоматическое формирование необходимой отчетности, четкая и отлаженная организация всех рабочих процессов даст возможность упорядочить работу персонала.

• Регулярный мониторинг взаимоотношений с клиентами и агентами поможет руководству компании вырабатывать верную маркетинговую политику.

Требования к аппаратному обеспечению под «Бэк-офис стандарт»:

1. Сетевое обеспечение должно поддерживать протокол TCP/IP.

2. В качестве сервера базы данных (т.е. того компьютера, на который устанавливается программа-администратор ТИТБИТ) может быть использован любой компьютер сети с такими техническими характеристиками: оперативной памятью не менее 2 Гб, операционной системой не ниже Windows XP «Professional» или «Server».

3. Компьютеры — рабочие станции (т.е. те, на которые устанавливается программа-клиент ТИТБИТ): оперативная память — желательно побольше (но не менее 512 Мб, т.к. от ее объемов зависит скорость обработки данных), к операционной системе — не ниже Windows XP «Professional».  ВНИМАНИЕ: ни на сервере, ни на рабочих станциях не допускается использование операционных систем в версиях «Home» или «Personal Edition»!

4. Количество компьютеров, включенных в контур программы «Бэк-офис стандарт» (количество одновременных подключений) — определяется исключительно параметрами компьютера-сервера и его операционной системы.

5. На компьютере-сервере не рекомендуется параллельная эксплуатация программ, интенсивно использующих сетевые соединения (резидентные почтовые демоны, программы рассылок, мессенджеры и т.п.), интенсивно использующих оперативную память в больших размерах.

6. К существенному замедлению и отказу работы программы может привести неправильная настройка программ-контроллеров сетевого трафика (брандмауэры, антивирусы), интенсивный сетевой трафик третьих программ (т.е. большие и частые задания на печать, рассылки, совместная работа над общими документами на том же сервере), ненадежные сетевые соединения, вызывающие периодические обрывы связи. Обратите внимание на опасности использования беспроводных подключений компьютеров (использование «беспроводных точек доступа») — из-за наличия внешних помех при таком подключении могут периодически возникать кратковременные обрывы связи в сети (они могут быть незаметными и выглядеть как  «зависания» компьютеров). Поскольку по технологии работы программы предполагается постояная связь рабочей станции с сервером, то опасен даже кратковременный обрыв такой связи (запись данных будет произведена некорректно, что может привести к разрушению базы данных и невозможности дальнейшего использования программы без ее «починки»).

Требования к аппаратному обеспечению под «Бэк-офис на СУБД Oracle»:

1. В качестве сервера базы данных должен быть использован компьютер, специально выделенный только для этой цели (т.е. для программ ТИТБИТ) — с высокими техническими характеристиками, с соответствующей операционной системой (Windows Server) и установленным на нем отдельным экземпляром СУБД Oracle.

2. Операционные системы на компьютерах-рабочих станциях должны быть не ниже Windows XP, но ограничений по версиям — нет (могут быть и «Professional», и «Home» или «Personal Edition»). На каждом компьютере должен быть установлен отдельный экземпляр СУБД Oracle

3. Количество компьютеров, включенных в контур программы «Бэк-офис на СУБД Oracle» — ограничивается не требованиями программы «Бэк-офис», а только кол-вом приобретенных лицензий на Oracle.

Программа «Бэк-офис» может быть интегрирована с любыми надстройками ТИТБИТ — с программами для онлайн-бронирования («Тибет» и «Мой онлайн»), с модулем импорта отелей, с модулем связи с бухгалтерскими системами (1С и пр.).

studfiles.net

Что такое бэк офис и зачем он нужен вашей фирме?

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе, вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

• бухгалтерия,
• отдел кадров,
• администрация фирмы,
• служба поддержки, аналитики,
• статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

Как вести бизнес?

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис. На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

1. Репутация фирмы.

   На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

   Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

   Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

2. Увеличение прибыли.

   Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

   Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

3. Ответственность за риски в новых сделках.

   Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

   Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

1. Банк.

   В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов.

   Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

2. Торговля и сбыт.

   В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

3. Общепит.

   Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

1. Оформление и регистрация сделки.
2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

Название	Описание
Стандартная программа back-office	Она имеет серверную архитектуру и рассчитана на компании со средней сетью (не более 11 компьютеров).
Back-office на СУБД Oracle	Программа используется для разветвленных сетей, которые имеют систему с клиентской серверной архитектурой.

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

   Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

2. Автоматический учет и контроль за фирмой.

   Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

   Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

3. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

   Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

biznesprost.com

ДиБ Бэк-офис — система учёта ценных бумаг

По итогам исследования предлагаемых на рынке программных продуктов, АО «ИК ЭНЕРГОГАРАНТ» приняло решение в пользу программных продуктов ООО «ДиБ Системс» на основании следующих параметров: справедливая стоимость, модульность в архитектуре, масштабируемость, уровень интеграции и взаимодействия модулей учёта профессионального участника рынка ценных бумаг.

В.И. Каутуш

Заместитель генерального директора по развитию бизнеса

Подробнее

Мы очень довольны проделанной работой: существенно вырос уровень автоматизации внутреннего и депозитарного учёта, значительно сократилось время обработки информации по итогам торгового дня

Поляков В.Н.

Генеральный директор

Подробнее

Благодаря тому, что программное обеспечение имеет удобный интерфейс и меню, персонал быстро освоил все необходимые сервисы для эффективной работы

С.А. Лисеева

Генеральный директор

Подробнее

Проанализировав рынок программного обеспечения для ведения внутреннего и депозитарного учета, ЗАО «Финанс-Инвест» остановило свой выбор на сотрудничестве с компанией «ДиБ Системс»…

Сиников И.В.

Генеральный директор

Подробнее

компании было принято решение создать свой отдел депозитария, на основе чего был осуществлен поиск программного обеспечения для депозитарного учета…

Скуров К.А.

Генеральный директор

Подробнее

Решение о переходе на новую учетную систему мы приняли потому что старая система (Диасофт) к тому моменту перестала справляться как с количеством сделок, так и с новыми типами операций (FORTS, PTC Стандарт, внебиржа)…

Денис Матафонов

Генеральный директор

Подробнее

В нормальной работе любой брокерской Компании важно иметь качественное, надёжное, и удобное программное обеспечение для ведения внутреннего и депозитарного учета…

А.А. Игнатов

Генеральный директор

Подробнее

Благодаря своевременным и эффективным решениям коллективом «Диб Системс» поставленных задач, Компания расширяет спектр предоставляемых услуг на рынке ценных бумаг и сокращает время на составление и предоставление отчетности клиентам…

Погосов В.Н.

Генеральный директор

Подробнее

Стремясь максимально качественно предоставить клиентам услуги на рынке ценных бумаг, Компания при выборе программного обеспечения основным критерием ставила оперативность исполнения поставленных задач…

Савченко С.С.

Генеральный директор

Подробнее

Начиная с марта 2012 года Компания осуществляла поиск нового программного продукта для ведения внутреннего учета…

Сорокин В.В.

Генеральный директор

Подробнее

www.dabsystems.ru

Back-office (ПО для товароведа)

Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса. Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

Обеспечение торгового зала товаром, автоматизация складского учета на предприятии, управление ценообразованием, взаимодействие с филиалами и поставщиками — для решения этих и многих других задач и предназначены программы автоматизации back-office.

Сферы применения

• Розничная торговля 

Контроль за приходом и отпуском товаров, списание и перемещение, переоценка, возвраты, банковские и кассовые операции, работа с торговым оборудованием — основные операции, которые выполняет ПО этого класса. Для автоматизации системы управления предприятиями розничной торговли предназначены такие программные пакеты какАйтида Retail, ДАЛИОН: Управление магазином, ДАЛИОН: Тренд, Торговля 24h, Чек-монитор. Большинство программных пакетов поставляются в нескольких комплектациях, ориентированных на различные форматы торговли: мини-маркет, супермаркет, магазин у дома, непродовольственная розница.

• Сетевая торговля

Обеспечение взаимодействия целой сети торговых точек и центрального офиса — непростая задача; однако именно здесь автоматизация управления предприятием позволяет получить наибольший эффект.

Использование таких программ как Айтида: Консолидация данных , Айтида: Модуль обмена данными, Айтида: Технология NetHive, ДАЛИОН: Управление магазином. Сеть, Торговля 24h значительно облегчает работу с огромной номенклатурой товаров, ускоряет обмен данными между отделениями, позволяет вести централизованный учет и получать оперативные сводки о работе каждого филиала.

• Предприятия общественного питания

Линейка программ Трактиръ (Back-Office, Head-Office , Стандарт ПЛЮС), а также пакеты Айтида HoReCa и Чек-Монитор предназначены для автоматизации отделений back-office в предприятиях общественного питания. Они позволяют ускорить выполнение рутинных операций, вести товарный и складской учет, следить за производством блюд, собирать и анализировать данные и составлять отчеты.

Советуем Вам также ознакомиться с ПО для кассира и другим программным обеспечением от Торгово-сервисной компании.

vti72.ru

офис — что это? Что представляет собой работа в бэк-офисе банка? :: BusinessMan.ru

В российском обиходе появилось новое англоязычное слово «бэк-офис». Что это такое? Какие функции выполняет? В каких компаниях существует? Попытаем разобраться более подробно.

Бэк-офис. Что это такое?

Данные подразделения существуют во многих организациях. Бэк-офис – это отдел или департамент компании, имеющий определенные функции. Речь идет о рутинных, административных и обслуживающих. Традиционно в функции входят также информационные технологии (администрирование и служба поддержки), отдел кадров и бухгалтерия.

В некоторых организациях отдельно прописаны дополнительные направления работы, которые должен выполнять бэк-офис. Что это? Нередко сотрудники данного отдела занимаются статистическим и аналитическим учетом продаж, закупками, складскими остатками и ведением архива.

Если же этот бэк-офис — подразделение банка, то в функции включено выполнение клиринговых операций, текущего расчетно-кассового обслуживания и прочее.

История появления бэк-офиса

На начальных этапах развития бизнеса схема застройки помещения любой компании была особенной. Передний план занимал так называемый фронт-офис. Это делалось для того, чтобы у клиентов была возможность быстро и легко найти нужного работника. Естественно, руководство вкладывало в это помещение значительные средства, делая дорогой ремонт, уборку и обстановку. Фронт-офис должен был производить наилучшее впечатление, поскольку это — «лицо» любой компании.

Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.

На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.

Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований. В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам.

Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.

Сотрудники фронт-офиса создают красивую «картинку» для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.

Значимость и важность бэк-офиса для развития компании

Практика показывает то, насколько велика роль данного подразделения для организации.

Во-первых, бэк-офис помогает поддерживать репутацию компании в ситуации жесткой конкуренции. Естественно, если сотрудники хорошо и четко выполняют свои обязанности. Ведь для любого клиента основным критерием хорошей компании является качественно оказанная услуга. Благодаря сотрудникам back-office совершается полный цикл той или иной операции.

Во-вторых, управление рисками также осуществляет бэк-офис. Что это приносит компании? Именно сотрудники данного отдела составляют отчеты, подбирают данные, факторы и делают расчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Поэтому правильность и точность их очень важна для будущего компании. Сотрудники же выполняют крайне ответственную работу, снижая значительно риски.

В-третьих, служба бэк-офис занимается также разработкой новых методов экономии и рационализаторских предложений. Естественно, напрямую сотрудники финансовые средства для компании не зарабатывают. Но они могут косвенно влиять на этот процесс.

Бэк-офис в банке

Является операционно-учетным подразделением. Благодаря его работе, обеспечивается деятельность основных отделов.

Бэк-офис занимается учетом и регистрацией сделок с ценными бумагами, управлением пассивами и активами, а также расчетами с клиентами. Но это только вершина айсберга.

Бэк-офис выполняет операции по оформлению кредита. Помимо этого, сотрудники нередко занимаются открытием счетов, осуществлением бухгалтерских операций и управлениями рисками.

Бэк-офис. Документарное оформление и сопровождение сделки на рынке ценных бумаг

В банках бэк-офис нередко состоит из нескольких подразделений. Особенно, если организация совершает большое количество сделок на рынке ценных бумаг. В обязанности сотрудников входит электронное и документарное оформление, их сопровождение. Остановимся на этом более подробно.

Во-первых, работник back-office осуществляет ведение журнала регистрации сделок, оформляет договор купли-продажи ценных бумаг определенного эмитента.

Далее происходит процесс перерегистрации ценных бумаг. Речь идет о передаче прав собственности. Для «запуска» данного процесса сотруднику бэк-офиса необходимо оформить передаточное распоряжение и узаконить текущую сделку.

После того как осуществлена перерегистрация и подтверждающий документ получен, работник контролирует процесс окончательного расчета.

На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.

Помимо этого, бэк-офис занимается аналитическими (внутренними) сделками между подразделениями в организации в системе перераспределения финансов.

Для сферы торговли в последние годы нередко используют разнообразные программы автоматизации back-office.

Бэк-офис в сфере розничной торговли

При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.

Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.

В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.

Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.

Бэк-офис в сетевой торговле

Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:

• внесение изменений и дополнений в большую номенклатуру товаров;
• обмен данными между отделениями;
• ведение централизованного учета;
• получение оперативных сводок о функционировании филиалов и др.

Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.

Бэк-офис в предприятиях общественного питания

В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:

• совершение рутинных обязательных операций;
• ведение товарного и складского учета;
• процесс контроля над производством блюд;
• сбор и анализ данных;
• составление отчетов.

В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.

В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.

businessman.ru

Бэк-офис — общее описание

Вход в бэк-офис

Работа с платформой InSales начинается с входа в его административную часть, которая для краткости называется «Бэк-офис». Существует два способа попасть в бэк-офис — по ссылке вашего магазина и через сайт insales.ru.

Вход через магазин

Для входа по ссылке магазина наберите в адресной строке браузера сразу за адресом вашего магазина «адрес_магазина.ru/login» или «адрес_магазина при регистрации.myinsales.ru/login».

По этому адресу находится страница «Вход в систему», как на скриншоте:

В поле «E-mail» введите адрес электронной почты, который вы указали при регистрации, в поле «Пароль» — соответственно ваш пароль. При вводе пароля в поле ввода символы пароля отображается звёздочками, чтобы его нельзя было прочитать с экрана. После заполнения полей нужно нажать кнопку «Войти» — и, если логин и пароль верные, вы перейдёте на страницу «Показатели» бэк-офиса.

Если вдруг вы забыли пароль — нажмите на ссылку «Восстановить пароль». Появится окно, в которое нужно ввести почту, на которую был зарегистрирован аккаунт пользователя. Вам на почту придёт ссылка на восстановление пароля.

Если письмо не приходит — проверьте папку «Спам» в почтовом ящике. Если и это не помогает — обратитесь за помощью в техническую поддержку.

Вход с сайта Insales

Этот способ рекомендуется, если вы помните, какое название дали своему аккаунту при регистрации. Для входа в ваш магазин с сайта InSales.ru перейдите по ссылке http://www.insales.ru/login. Вы увидите вот такое окно:

В поле «Аккаунт .myinsales.ru» введите название, которое давали магазину при регистрации (например, shop-12345). Поддомен myinsales при этом указывать не нужно.

В поле «E-mail» — введите адрес почты, который указали при регистрации

В поле «Пароль» — ваш пароль.

Восстановление пароля работает также, как при входе через ваш магазин, только перед нажатием ссылки «Забыли пароль» — укажите имя вашего аккаунта.

Навигация в бэк-офисе

Страницы бэк-офиса имеют типовую структуру, общий вид который представлен на скриншоте:

Верхняя строка бэк-офиса, слева направо:

1. Ссылка на сайт InSales.ru (откроется в новом окне),
2. Название магазина, кнопка открывающая главную страницу магазина,
3. Кнопка переключения на старую версию бэк-офиса,
4. Кнопка запуска ознакомительного тура по новому бэк-офису,
5. Кнопка выбора языка бэк-офиса,
6. Ссылка на сайт техподдержки (откроется в новом окне),
7. Панель уведомлений о неоплаченных счетах и о необходимости продления домена. По клику на уведомления открывается подраздел «Счета» в разделе «Аккаунт»
8. Ссылка на Личные настройки (смотри ниже) и выход из бэк-офиса.

В мобильной версии бэк-офиса ссылки «Сайт», «Старый бэк-офис» и «Открыть страницу на сайте» объединены в одной кнопке

Личные настройки — важная часть, рассмотрим их поподробнее:

На этой странице пользователь может поменять имя, e-mail, а также пароль на вход в бэк-офис магазина. Если пользователь поменяет e-mail и имя, то они также поменяются и на странице «Пользователи» в разделе «Аккаунт». Ссылка «Восстановить пароль» на странице входа в бэк-офис (смотри выше) с этого момента также будет работать с новым e-mail’ом и паролем. Имя пользователя, введённое на странице «Настройки пользователя», используется по умолчанию и для подписывания материалов в блоге магазина, опубликованных этим пользователем.

Основное рабочее пространство бэк-офиса делится на три части:

1. Разделы бэкофиса
2. Навигация по разделу
3. Рабочее поле

Каждый раздел, его подразделы и страницы описаны вот здесь

www.insales.ru

Трактиръ: Back-Office. ПРОФ

Трактиръ: Back-Office ПРОФ является дополнением к типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» ред.3.0 и содержит в себе все возможности, представленные в Трактиръ: Back-Office СТАНДАРТ.

В дополнение в конфигурацию включены следующие механизмы:

Обмен с фронт-офисными программами

Трактиръ: Back-Office ПРОФ позволяет загружать данные о реализации из Трактиръ: Front-Office и АТОЛ.Frontol. На основании загруженных данных предусмотрено автоматическое формирование документов, необходимых для оформления хозяйственных операций: «Отчет о розничных продажах», «Реализация товаров и услуг», «Выпуск продукции», «Перемещение» и «Списание». Автоматически происходит подстановка нужных юридических лиц, розничных складов, контрагентов, счетов учета номенклатуры и других, необходимых для проведения документов, параметров.

Учет шведских столов

Шведский стол — услуга, предлагаемая предприятиями общественного питания, когда гость за фиксированную стоимость может самостоятельно выбрать произвольный набор блюд и продуктов из какого-то ограниченного ассортимента заведения. Наиболее часто применяется в отелях для организации завтраков и обедов. Является достаточно сложным по учету, поскольку мы заранее не знаем, сколько точно гостей воспользуется услугой, какие блюда они выберут.

Для организации учета шведского стола в Трактиръ: Back-Office используется специальный документ «Отчет шведского стола», в котором заполняется вся необходимая информация по производству и расходу блюд, учитывается оплата, и который служит основанием для формирования всех необходимых документов для учета товародвижения и реализации приготовленной продукции.

Управляющие заведением могут в любой момент времени оценить финансовый результат оказания услуги, в том числе и посмотреть себестоимость в целом по услуге, так и на конкретную дату, оценить количество реализованной еды в расчете на гостя.

Анализ структуры меню

В Трактиръ: Back-Office встроен простой и наглядный инструмент для управления ассортиментом на предприятиях ресторанного бизнеса. Рассматривая за определенный период данные о структуре продаж и себестоимости блюд, для каждой позиции меню могут быть быстро получены общие рекомендации по изменению цены, себестоимости и маркетинга, чтобы в следующем периоде валовая прибыль заведения увеличилась.

Данный метод широко распространён в зарубежной практике управления ассортиментом меню и известен под термином Menu engineering.

Анализ структуры меню определяет, какой вклад в прибыль заведения вносит каждая из позиций меню в зависимости от ее валовой прибыли и популярности. Валовая прибыль вычисляется вычитанием из розничной цены блюда прямых затрат на его приготовление (food cost). Это сумма денег, которая позволяет оплачивать затраты на заработную плату и операционные издержки, а также получать чистую прибыль.

Важной особенностью Анализа структуры меню в Трактиръ: Back-Office ПРОФ является возможность спроектировать ситуацию, когда изменения в меню уже будут внесены. Изменяя параметры цены, себестоимости и популярности каждой позиции меню можно сразу увидеть, как эти изменения повлияют на общую картину продаж, как изменятся итоговые значения валовой прибыли и средней себестоимости производства.

Отчет «Анализ структуры меню» реализован таким образом, чтобы результаты анализа были представлены наглядно и были удобны для принятия решений. Графическое представление позволяет выделить позиции, которые требуют внимания в первую очередь.

Расчет банкетов

Для заведений, предлагающих на регулярной основе проведение специальных мероприятий будет полезно использование специального рабочего места для планирования меню и расчета банкетов. Планирование меню выполняется в разрезе мероприятий, вариантов меню (например: бюджетный, бизнес, премиум) и видов меню (например: завтрак, обед, ужин).

Инструмент позволяет анализировать мероприятие в различных вариантах по финансовым и нефинансовым показателям, как в целом, так и в расчете на одного участника. В случае необходимости меню может быть пересчитано на другое количество гостей буквально в одно нажатие кнопки.

Трактиръ: Back-Office ПРОФ– самое популярное решение в линейке Трактиръ для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в ресторанах, барах, кафе, то есть в тех заведениях где необходим обмен с программными продуктами Трактиръ: Front-Office!

aprsoft.ru